Sådan udlejer du dine kontorlokaler i 10 trin

Når du som ejendomsselskab, privatperson eller virksomhed ønsker at udleje dine tomme kontorlokaler eller kontorlejemål, er en systematisk tilgang essentiel. Det er kritisk at undgå scenarier, hvor kontorlokalerne forbliver tomme, hvilket kan resultere i betydelige økonomiske tab.

Hvis din interesse ligger i at leje et kontorlokale, kan denne vejledning være til hjælp: Sådan lejer du kontorlokaler – de 8 essentielle trin.

1: Indled udlejningsprocessen omgående

Når den nuværende lejer giver opsigelse, har du typisk en 3-måneders periode for at finde en afløser, selvom dette kan variere afhængigt af kontrakten. Det første skridt bør være at gennemgå din kontrakt for at bekræfte denne periode. Proaktivitet er nøglen – udlejning kan tage tid. Sæt derfor din ejendom til leje så hurtigt som muligt, men undgå hastværk. Det er essentielt at kende markedet, så du er klar over, hvilken type lejer du ønsker og den leje, du kan forvente. Målet er at finde en stabil og langvarig lejer.

2: Beskrivelse af kontorlokalerne

Lav en detaljeret beskrivelse af dine ledige kontorlokaler. Dette inkluderer dimensioner, lejeomkostninger, tilstand, depositum osv. Portrætter lejemålet positivt. Et mindre kontor kan for eksempel være perfekt for en startup eller en lille virksomhed. Klargør også rummets potentielle anvendelser, som mødelokaler, konferencer osv. Overvej de faciliteter du kan tilbyde, såsom parkering, mødefaciliteter eller en kantine. Dit kontor skal præsenteres indbydende, og du bør være opmærksom på markedsstandarderne for at sikre korrekt prissætning. På Virksomhedslokaler.dk kan du se priser for tilsvarende lokaler. Se for eksempel ledige kontorlokaler i hele Danmark, ledige kontorlokaler i København, ledige kontorlokaler i Aarhus og ledige kontorlokaler i Odense.

3: Definer din ideelle lejer

Efter at have undersøgt og beskrevet dit kontorlokale kan du nu fokusere på, hvilke typer af virksomheder der ville være det bedste match. Langsigtede lejeaftaler er mest økonomisk fordelagtige. Jo bedre du kan identificere og appellere til din målgruppe, jo større er sandsynligheden for, at du finder den rette lejer, der vil forblive i mange år. Det optimale scenario er at finde en lejer, der konsekvent betaler lejen i mindst 5 år, hvis ikke længere.

4: Markedsfør dit kontorlokale effektivt

Efter at have defineret dit lejemål og din målgruppe, er det tid til at overveje, hvordan du bedst markedsfører dit kontorlokale. Dette kunne inkludere opslag på Virksomhedslokaler.dk, sociale medier, lokale aviser eller via netværk og mæglere. Det er afgørende at have en bred tilgang til markedsføring for at nå den størst mulige målgruppe. Med den rette markedsføringsstrategi vil det blive lettere at finde den perfekte lejer for dit kontorlokale.

5: Overvej at bruge en erhvervsmægler

Mange ejendomsselskaber og individuelle private udlejere vælger ofte at stå selv for udlejningen af deres kontorlejemål. Dette skyldes, at udlejningsprocessen ofte kan virke ret let og direkte. Ikke desto mindre bør du overveje at benytte en erhvervsmægler, der har en dyb specialisering indenfor udlejning af kontorlokaler.

Erhvervsmægleren tilbyder en række ydelser:

• De udarbejder en omfattende salgsopstilling samt foretager en nøjagtig vurdering.
• De opsøger og identificerer potentielle lejere.
• De udarbejder en skræddersyet lejeaftale.
• De håndterer al kommunikation med lejerne samt giver rådgivning omkring valg af den bedst egnede lejer.
• De sikrer, at dine kontorlokaler bliver udlejet.

Benyttelse af en erhvervsmægler kan være fordelagtigt, eftersom mægleren typisk har et omfattende netværk, hvilket øger chancerne for at finde det rigtige match. Udover at have kontakt med lejerne sørger de også for at organisere fremvisninger. Vær dog opmærksom på, at en erhvervsmægler normalt vil opkræve et gebyr på mellem 10-25% af det første års leje.

6: Markedsfør dine kontorlokaler til leje

Med dine forberedelser på plads, er du nu klar til at iværksætte markedsføringen af dine kontorlokaler. Her er nogle effektive trin i processen:

Annoncér dine ledige kontorlokaler på Virksomhedslokaler.dk

Det er essentielt at skabe en overbevisende annonce, der detaljeret beskriver dine lokaler samt kontaktoplysninger. Sørg for at tage højopløselige fotos af dine kontorlokaler, så potentielle lejere får et klart billede af, hvad de tilbydes. Opret din annonce på  Virksomhedslokaler.dk, som er en af Danmarks førende platforme for ledige kontorlokaler. Virksomhedslokaler.dk bruges af en stor mængde virksomheder, når de søger nye lokaler. Ved at annoncere her, får du maksimal eksponering.

Tag proaktiv kontakt til virksomheder

I stedet for kun at vente, kan du tage initiativ og kontakte virksomheder, der er på udkig efter nye kontorlokaler. Flere virksomheder udtrykker ofte deres præferencer på Virksomhedslokaler.dk. Søg i databasen med potentielle lejere, find virksomheder med behov, der matcher dine lokaler, og inviter dem til en fremvisning.

Udnyt dit netværk

Undervurder aldrig kraften af personlige anbefalinger. Mange virksomheder foretrækker at finde lokaler gennem bekendte. Hvis du har kontakter, der søger efter kontorlokaler, så introducer dem til dine ledige lokaler. En win-win situation kan måske opstå.

Optimer din brug af sociale medier

Sociale medier er en fantastisk platform for at nå et bredt publikum hurtigt. Opret en fængende annonce på platforme som Facebook eller LinkedIn. 

7: Fremvis dine kontorlokaler til leje

Som interessen vokser, vil du opleve en øget strøm af potentielle lejere, der ønsker at se dine kontorlokaler. For hver fremvisning er det essentielt at være forberedt. Hav en mental tjekliste med relevante spørgsmål klar, så du kan vurdere, om den pågældende lejer er det rigtige match for dine kontorlokaler. Giv altid lejerne tilstrækkelig tid til at udforske lokalerne og opfordre dem til at stille spørgsmål. Vær fleksibel og åben i dine forhandlinger, både hvad angår pris, men også med hensyn til potentielle lejeres ønsker til indretning, betingelser og lignende.

8: Tjek lejeren ud

Når du har identificeret en potentiel lejer til dit kontor, er det afgørende, at du gør due diligence. Undersøg grundigt lejerens økonomiske baggrund. Det er nemt at trække lejerens regnskaber fra offentligt tilgængelige databaser. Overvej også at undersøge lejerens relationer med deres kunder, eksempelvis via Trustpilot. Udover de objektive data, bør du også stole på din intuition. At leje lokaler ud til en problematisk lejer kan blive en dyr fejltagelse.

9: Underskriv lejekontrakten

Efter at have verificeret lejerens baggrund, og når du føler dig overbevist om at det er det rette match, er det tid til at gå videre med lejekontrakten. Sørg altid for at få lejekontrakten gennemgået af en kompetent advokat, så du er sikker på, at alle juridiske aspekter er korrekte. Lejekontrakten skal klart beskrive betingelser som lejepris, depositum, bindingsperiode, anvendelsesområder, forventede omkostninger, vedligeholdelsesforpligtelser og vilkår for fremleje. Undgå generiske kontraktskabeloner fra internettet; skræddersy kontrakten med assistance fra juridisk ekspertise.

10: Oprethold kontakt med lejeren

At indgå en lejeaftale er kun begyndelsen på dit forhold til lejeren. Det er vigtigt at fortsat overvåge tilstanden af dine kontorlokaler: er de ordentligt vedligeholdt? Er der sket nogen skader? Behandler lejeren ejendommen respektfuldt? Vedligeholdelse af et godt forhold til din lejer sikrer, at han/hun forbliver tilfreds og vælger at forblive som lejer i mange år, hvilket garanterer en stabil indkomst fra husleje.