Tjekliste når du skifter til nyt kontorfællesskab

Flytning til et nyt kontorfællesskab kræver en dybdegående forberedelse og velovervejet organisering. Med denne udvidede guide kan du sikre en optimal og gnidningsfri overgang til dit næste kontorfællesskab.

1: Find kontorplads i kontorfællesskab

Det første og væsentligste trin i processen er at finde præcis det rigtige kontorfællesskab. Gør en grundig søgning efter kontorfællesskaber, der ikke kun matcher dine basale behov, men også afspejler dine kerneværdier. Tag dig tid til at overveje vigtige faktorer som beliggenhed, de tilbudte faciliteter, og selvfølgelig kontorfællesskabets overordnede kultur. Dit valg vil utvivlsomt have en direkte indflydelse på din daglige drift og atmosfæren i din virksomhed.

Hvis din søgning stadig er i gang, så husk at du kan finde interessante kontorfællesskaber via Virksomhedslokaler.dk. Udforsk eksempelvis mulighederne for kontorplads i hele Danmark, kontorplads i København, kontorplads i Aarhus eller kontorplads i Odense.

Dyk ned i denne uddybende guide for at få mere indsigt: Sådan finder du en ledig kontorplads – de vigtigste 8 trin.

2: Informér aktivt kunder og leverandører om dit skifte til kontorfællesskab

Det er af høj betydning at kommunikere til alle involverede - fra medarbejdere til kunder, leverandører og samarbejdspartnere - angående denne væsentlige ændring. Gør dem opmærksomme på parkeringsfaciliteter og diverse transportmuligheder, så overgangen bliver nem for dem. Husk også at opdatere din virksomhedsadresse på samtlige platforme og kommunikationskanaler.

3: Planlæg flytningen med ekstra forudseenhed

Det betaler sig at starte din planlægning i rigtig god tid. Design en omfattende tidsplan, som inkluderer hvert enkelt aspekt af flytningsprocessen. Dette indebærer naturligvis transporten af dit udstyr, men også introduktion og integration med de nuværende beboere i kontorfællesskabet.

4: Samarbejd tæt med professionelle flyttefolk

Selvom det ikke er en flytning af et stort kontorkompleks, vil det ofte være en fordel at have et professionelt team med på sidelinjen. Dette er især godt, hvis du har specialiseret eller tungt udstyr, der skal håndteres med omhu.

5: Sikker overførsel af udstyr og kritisk data

Når du foretager et skift, er det essentielt at inddrage kontorfællesskabets IT-ansvarlige tidligt i processen for at sikre, at alle tekniske elementer og infrastrukturen er på plads. Har du brug for en specifik adgangskode til netværket? Er der tilstrækkelig adgang til serverplads og netværksprintere? Er der særlige sikkerhedsmæssige forholdsregler eller protokoller i kontorfællesskabet, som dit IT-setup skal efterleve? Osv.

6: Indret og personaliser din plads i kontorfællesskabet

Selvom du befinder dig i et delt arbejdsmiljø, er det stadig essentielt at gøre dit rum personligt og komfortabelt. Overvej nøje placeringen af dit udstyr, og dekorér med personlige genstande, der vil få dig til at føle dig hjemme, og som samtidig passer harmonisk ind i det overordnede miljø. Dette er relevant, hvad enten du lejer en åben arbejdsstation eller et individuelt lukket kontor.

For yderligere inspiration til indretningen, se vores guide her: 10 trin til at indrette kontorpladser i dit kontorfællesskab.

7: Koordiner tæt med kontorfællesskabets faciliteter

Undersøg præcist hvilke faciliteter, der er tilgængelige i kontorfællesskabet. Sørg for at koordinere med fællesskabets ledelse for at dække eventuelle specifikke behov eller ønsker, du måtte have.

8: Forbered dine medarbejdere grundigt på flytningen

Hvis du har et team af medarbejdere, så er det vigtigt, at alle er fuldt informeret om, hvad der skal ske. Dette dækker alt lige fra detaljerne omkring logistikken på flyttedagen til de overordnede forventninger til deres adfærd og integration i det nye kontorfællesskab.

9: Vær ekstra proaktiv på selve flyttedagen

Tag et stærkt initiativ på selve flyttedagen. Sørg for at have en klart defineret plan, så alle opgaver udføres så effektivt som muligt. Alloker tilstrækkelig tid til flytningen, og vær parat til proaktivt at tackle og løse eventuelle uforudsete udfordringer, der måtte opstå.

10: Når du ankommer, prioriter det vigtigste først

Så snart du træder ind i det nye kontorfællesskab, bør du straks fokusere på at sætte de mest kritiske områder op, som din primære arbejdsstation. Dette sikrer, at du hurtigt kan blive operationel. Samtidig, dediker tid til at introducere dig selv og knytte bånd med dine nye kollegaer i kontorfællesskabet.

11: Engager dig dybt i kontorfællesskabets kultur

Når du officielt er blevet en integreret del af fællesskabet, er det tid til at engagere dig helhjertet. Deltag aktivt i diverse events, netværk tæt med de andre medlemmer, og del gerne dine positive oplevelser med dit professionelle netværk.